Agenda (Horde)
From Occhio FAQ
Een bijzondere toegevoegde functie bij deze Webmail, is de uitgebreide agenda. In de agenda kunnen vanzelfsprekend afspraken worden genoteerd, maar je kunt vervolgens ook een alarm instellen als herinnering, je kunt een gedeelde agenda met bijvoorbeeld de afdeling bijhouden, gebeurtenissen categoriseren en labelen met een bepaalde kleur en meer.
Als je de agenda hebt geopend, in het linkermenu Organiseren, vervolgens Agenda, krijg je een overzicht van de komende vier weken in je venster in beeld. Deze weergave kun je ook aanpassen, zodat je maar een dag, een week, of een werkweek in beeld krijgt. Dit kun je doen via de tabbladen boven aan je agenda.
Via die menubalk kun je ook een nieuwe gebeurtenis toevoegen. In het volgende scherm kun je dan direct aan de nieuwe gebeurtenis of afspraak een categorie en een status (onzeker, bevestigd of geannuleerd) toekennen. Je kunt aangeven hoe lang de gebeurtenis gaat duren en of je er een alarm voor wilt instellen (dan verschijnt er op het gewenste moment een waarschuwing in beeld). Daaronder kun je een uitgebreider beschrijving van de gebeurtenis of afspraak opgeven. Tenslotte kun je de gebeurtenis ook laten herhalen als het om een terugkerende gebeurtenis gaat, bijvoorbeeld elke week of elke maand. Om de gebeurtenis te noteren in de agenda klik je op Gebeurtenis opslaan. Je komt terug in de agenda en de gebeurtenis is toegevoegd.
Wat betreft de categorisering van gebeurtenissen, dat is geheel naar eigen inzicht in te stellen. Als je een nieuwe gebeurtenis toevoegt kun je achter Categorie ook kiezen voor Nieuwe categorie en als u dan op Gebeurtenis opslaan hebt geklikt, kun je in een apart venster de naam van de nieuwe categorie invullen.
Een overzicht van de aanwezige categorieen kun je vinden door naar de welkomstpagina te gaan (Horde in het menu links) en dan op opties en categorieen en labels te klikken. Hier vind je een overzicht van alle ingestelde categorieen en kun je deze aanpassen, verwijderen, of nieuwe aanmaken. Met het kleurenknopje achter de categorie kun je aan elke categorie een eigen kleur toekennen.
De Webmail agenda is erg handig om met de hele afdeling een gedeelde agenda bij te houden. Er kunnen gemeenschappelijke afspraken in worden genoteerd, vrije dagen en vakanties van collega's en nog veel meer. De gedeelde agenda hoeft maar door een van de medewerkers te worden aangemaakt en vervolgens kunnen alle collega's er gebruik van maken.
Het openen van een gedeelde agenda gaat als volgt: In de bovenste menubalk klik je op mijn agenda's. Vervolgens kun je in het volgende scherm eerst een naam aan de nieuwe agenda geven. Klik op maken en de nieuwe agenda wordt aangemaakt.
Maar je bent nog niet helemaal klaar, want je collega's moeten nog toegang tot de agenda krijgen. Selecteer naast Mijn agenda's de nieuwe gedeelde agenda en klik vervolgens op het knopje Rechten dat onder de agendanaam is verschenen. In het volgende venster staan de gebruikersrechten voor de nieuwe agenda weergegeven. Bij Individuele gebruikers, of Groepen (als je die in je adresboek hebt gemaakt) kun je nu je collega's invoeren. Vervolgens kun je met de vinkjes erachter aangeven welke rechten deze collega's hebben. Zelf sta je bovenaan en heb je alle rechten: weergeven, lezen, verwijderen, bewerken. Als je al je collega's hebt toegevoegd kun je de agenda opslaan.
Als je nu in de agenda een gebeurtenis toevoegt, kun je kiezen in welke agenda de gebeurtenis moet komen te staan. Voor persoonlijke afspraken kies je je eigen agenda en voor algemene kun je de gedeelde agenda kiezen. Als je je collega's alle gebruikersrechten hebt gegeven, kunnen zij dit nu ook.
